NEO Facit · Sikkerhed og data
Det, IT og indkøb skal vide om NEO Facit.
Her står, hvordan NEO Facit behandler jeres møder: hvor data ligger, hvem der har adgang, og hvornår de bliver slettet.
Spørgsmål fra IT
Det, IT spørger om først.
- Hvor ligger data?
- Alle data ligger hos Amazon Web Services i datacenterregionen eu-north-1 i Stockholm, Sverige. Det gælder filer, database, brugere og logning. AI-analysen kører i Amazon Bedrock. Den kan blive behandlet i en anden EU-region end Stockholm, men intet forlader EU/EØS.
- Hvilke underdatabehandlere bruger I, også til AI-analysen?
- Vi bruger to underdatabehandlere. Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembourg) hoster og driver tjenesten, og AI-analysen kører i Amazon Bedrock, som er en del af AWS. GitHub, Inc. (USA) bruges kun til kildekode, udrulning og administrative kørsler. Der passerer aldrig samtaleindhold, e-mailadresser eller navne, kun kodenavne, bruger-id’er og tidspunkter. Nye underdatabehandlere varsles mindst 30 dage før.
- Bliver møderne brugt til at træne AI-modeller?
- Nej. Amazon Bedrock gemmer ikke og bruger ikke det, vi sender, til at træne modeller, og vi gør det heller ikke selv.
- Bruger I møderne til andet end analysen?
- Nej. Møderne bruges kun til selve analysen i NEO Facit, altså rapporterne til jeres egne sælgere og ledere. Vi bruger dem ikke til andre formål og heller ikke til at udvikle, afprøve eller forbedre tjenesten eller metoden.
- Hvem kan se møderne og rapporterne?
- Sælgeren ser kun sine egne rapporter. Lederen ser sine sælgeres rapporter og en ledelsesudgave med score pr. dimension, alle forpassede muligheder med citater og mødets tidslinje. En leder ser sit eget hold, eller hele virksomheden, hvis lederen ikke er knyttet til et hold. Når en sælger er stoppet, kan lederen ikke længere åbne vedkommendes rapporter. Sælgeren ser ikke ledelsesudgaven i NEO Facit, men kan få den udleveret ved en anmodning om indsigt. Adgang kræver log ind med e-mail og adgangskode via Amazon Cognito, og tofaktor med en godkendelsesapp kan slås til.
- Hvor længe gemmes data, og hvordan slettes de?
- Møder og rapporter gemmes, så længe sælgeren bruger NEO Facit, fordi udviklingen over tid er hele pointen. Stopper en sælger, og profilen arkiveres, slettes profilen, login og alle møder automatisk 90 dage efter. Analysens arbejdsfiler slettes efter 90 dage, og sikkerhedskopier forsvinder efter højst 35 dage. I kan altid bede om sletning eller udlevering, og vi svarer inden for 5 arbejdsdage.
- Er data krypteret?
- Ja. Alle data krypteres både ved lagring (AES-256) og under overførsel (TLS). Samtaleteksten sendes direkte fra browseren til krypteret lager, og al offentlig adgang er blokeret. Navne på personer og på kundens firma erstattes, før analysen går i gang.
- Har I en databehandleraftale?
- Ja. I er dataansvarlige, og Birk & Neo er databehandler. Aftalen følger Datatilsynets skabelon med bilag A-D, som beskriver behandlingen, underdatabehandlerne, sikkerheden og slettefristerne.
- Kan NEO Facit bruges uden at optage kunder?
- NEO Facit optager aldrig noget og tager ikke imod lyd. Tjenesten læser kun en tekst, typisk transskriptionen fra jeres eget mødesystem (.txt eller Word), som sælgeren selv lægger op. Analysen kræver et skriftligt transskript af samtalen. Bruger I jeres mødesystems transskription, skal kunden informeres om det, ligesom ved enhver anden optagelse.
- Hvem svarer på flere spørgsmål?
- Skriv til Jonas Dalgas Kristiansen. Vi svarer inden for 5 arbejdsdage.dalgas@birkneo.com
Vil du se, hvordan NEO Facit bliver brugt i træningen?
Det indledende møde
Det første møde tager jeg selv.
Jeg vil forstå jeres møder, før vi taler om træning.
Lasse Birk, stifter og træner